Contexto

El marco lógico, también conocido como metodología de marco lógico (MML) es una herramienta de gestión de proyectos usada en el diseño, planificación, ejecución y evaluación de proyectos.

Fue desarrollada en 1969 por la USAID (Agencia de los Estados Unidos para el desarrollo internacional) como respuesta a análisis de resultados de proyectos anteriores, donde se concluyó que había deficiencias y que era necesario crear una herramienta para mejorar los resultados de futuros proyectos.

Muchas de estas adaptaciones generaron variaciones de la metodología, como lo es la metodología ZOPP creada por GTZ.

¿Qué es el marco lógico?

• Herramienta de gestión que facilita la planificación, ejecución y evaluación de un proyecto. Agencia Noruega de cooperación para el desarrollo (NORAD), 1993.
• Un sistema de procedimientos e instrumentos para una planificación de proyectos orientada a objetivos. Agencia de cooperación alemana para el desarrollo (GTZ), 1987.
• Herramienta analítica para la planificación y gestión de proyectos orientada por objetivos. Constituye un método con distintos pasos que van desde la identificación hasta la formulación y su resultado final debe ser la elaboración de una matriz de planificación del proyecto. Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), 1999.

Metodología marco lógico y matriz marco lógico ¿Cuál es la diferencia?

La diferencia es simple:  El resultado de la metodología es la matriz. 

Es decir, la metodología está compuesta por una serie de pasos como lo son el análisis del problema, la estructura analítica, resumen narrativo, etc; en la medida en que vamos siguiendo los pasos, conseguimos completar la matriz de marco lógico.

¿Entonces para qué la matriz? Es un resumen del proyecto. Expone lo que se pretende con el proyecto y cómo se quiere hacer, junto a los supuestos que enfrenta y la forma de monitoreo y evaluación. Esto es vital cuando por ejemplo, se desea presentar la esencia del proyecto a un potencial inversor.

¿Cómo hacer un proyecto con la metodología de marco lógico? Ejemplo paso a paso

Algunos siguen el enfoque de marco lógico en 7 pasos, otros lo hacen en 15. Nosotros lo vamos a hacer en 10 pasos y el resultado será la matriz diligenciada completamente.

El “cómo” de cada paso será profundizado en post aparte. Es decir, habrá un post para cada paso. Allí te voy a mostrar las actividades y tareas para “ese” paso de la metodología.

Si bien el ejemplo de marco lógico lo podríamos haber abordado con un proyecto de desarrollo social, como comúnmente se hace con instituciones educativas, en esta ocasión lo haremos con una empresa privada. ¿Por qué?

Creo que para una metodología de esta complejidad y para quien tiene su primer acercamiento con ella, manejar un caso estudio donde no hace falta tener conocimiento de los temas que aborda la problemática, facilita la comprensión.

Así pues, creo que este ejemplo te ayudará a tener unas bases sólidas en la metodología. Por supuesto, es necesario profundizar un poco más, por lo que será necesario que revises cada post que referencio aquí.

Caso de ejemplo: Proyecto con metodología de marco lógico

Te pongo en contexto: Colusa Inc es una empresa que presta servicios de alojamiento web (hosting). De un tiempo para acá (6 meses para ser más exactos) ha venido presentando mayor número de quejas y reclamos por parte de sus clientes. Esta situación ha impactado sobre las finanzas de la empresa y amenaza con reducir aún más su base de clientes.

Además, Colusa Inc se ha quedado con una infraestructura tecnológica obsoleta, mientras que sus competidores (que no son pocos) han modernizado sus servicios o se encuentran haciéndolo.

En otras palabras, Colusa se ha percatado de que no está siguiendo las tendencias del mercado y eso está impactando en la prestación del servicio. Y por si no fuera poco, la empresa ha venido presentando renuncias masivas de sus empleados.

Con esto claro, se proponen tratar esta situación problemática con un proyecto bajo la metodología de marco lógico.

Paso 1: Análisis de involucrados

En el análisis de involucrados identificamos los grupos de actores que son tocados por el proyecto, bien sea directa o indirectamente. No solo definimos quiénes son, también pensamos en sus intereses, expectativas y necesidades para definir estrategias de intervención que nos permitan tener su apoyo o plantear acciones contra su oposición.

El resultado del análisis de involucrados para colusa es el siguiente:

Con el que se definieron las siguientes estrategias:

Paso 2: El árbol de problemas

Si bien ya sabemos que en Colusa hay una situación problemática, todavía no la hemos caracterizado. Puede que mucho de lo que se mencionó antes sea causado por un problema raíz o lo que parece ser un problema en realidad sea consecuencia de otra causa más grande.

Para tener claridad de la situación problemática, usaremos el árbol de problemas. Con ésta herramienta, conseguiremos representar la situación problemática ubicando sus causas en las raíces, el conflicto central en el tronco y los efectos en las hojas.

Trasladando la situación de Colusa al árbol, el resultado es el que sigue:

Paso 3: El árbol de objetivos

En el también conocido árbol de soluciones, las causas se convierten en medios y las hojas se transforman en fines. Pasamos de un estado negativo actual a un estado positivo deseado, lo que significa que el problema central del proyecto cambia hacia el propósito central.

Siguiendo nuestro caso estudio, el árbol de objetivos de Colusa es:

Paso 4: Análisis de alternativas

Con el análisis de alternativas dejamos de soñar y nos ponemos a la acción. ¿Cómo vamos a lograr cambiar la situación evidenciada en el árbol de problemas hacia lo que queremos en el árbol de objetivos?

Lo hacemos con este análisis. En él, identificamos las alternativas o conjunto de medios que pueden significar estrategias para dar solución a la situación problemática.

Lo que hacemos en este análisis es tomar los medios del árbol de objetivos y definir acciones que me permitan llegar a ese medio. Posteriormente definimos  y aplicamos los criterios que creamos pertinentes según la naturaleza del problema (por ejemplo costo vs beneficio o impacto social) para filtrar y dejar solo aquellas alternativas optimas con las que vamos a trabajar en los siguientes pasos.

Capacitación del personal en conocimientos de informática, hosting y dominios: Se harán programas de capacitación sobre las nuevas tendencias y tecnologías en estos temas.

Elaborar sesiones de cliente misterioso (mystery shopping) con el personal de servicio postventa: Llamadas hechas desde la empresa donde se actúa como cliente para evaluar la calidad del soporte técnico.

Implementación de mecanismos de evaluación de soporte prestado al finalizar la llamada y por correo electrónico enviado al cliente: Implementar encuestas telefónicas y por e-mail que constan de una pregunta del tipo “califique el servicio técnico de 1 a 5 siendo 1 lo más bajo y 5 lo más alto”

Brindar capacitación al personal de soporte técnico: Capacitaciones en servicio al cliente.

Negociación con proveedores de CMS para otorgar al cliente instalación rápida y simple: Se negociaran con WordPress y Joomla.

Implementación del Zapp: Se hará adquisición del libro para entregarlo a los directivos de la compañía.

Paso 5: Estructura analítica de proyecto

A continuación, en este paso tomamos el trabajo del árbol de problemas y objetivos junto al análisis de alternativas para esquematizar la relación de la estrategia o alternativa optima con los objetivos y las acciones.

En la estructura analítica de proyecto o EAP, comienza a construirse la relación de niveles jerárquicos que se aborda en la matriz de marco lógico. La organización de los niveles en la EAP es así:

• Primer nivel: Actividades
• Segundo nivel: Componentes
• Tercer nivel: Propósito
• Cuarto nivel: Fin

Y empezando desde el cuarto nivel, el fin del proyecto se extrae de la parte superior del árbol de objetivos. El propósito es el objetivo central del árbol de objetivos. Los componentes son el resultado de tener ejecutadas las estrategias o alternativas del análisis de alternativas. Por último, para el primer nivel definimos las actividades más relevantes para ejecutar las estrategias y entregar los componentes.

El resultado de este ejercicio es el siguiente:

Paso 6: Resumen narrativo de proyecto

Es en el paso 6 donde comenzamos a crear la matriz de marco lógico. El resumen narrativo es la primer columna del paso 6. No es más que la ordenación de los niveles de la estructura analítica de proyecto sobre la matriz de marco lógico. Dicho de otra forma, cada nivel de la estructura es una fila de la matriz de marco lógico.

Fin, propósito, componentes y actividades son las filas de la matriz de marco lógico.

• El fin es un impacto a mediano o largo plazo. Representa la contribución que se alcanza al tener el proyecto culminado. Puede estar compuesto por uno o más elementos.
• El propósito es el objetivo central del proyecto y solo debe existir uno. El proyecto se ve culminado una vez que el propósito se consigue, y se consigue cuando tengamos los componentes finalizados.
• Los componentes o productos son los entregables (bienes, servicios, productos tangibles) del proyecto. Son el resultado de tener las actividades realizadas.
• Las actividades son el “hacer” necesario para entregar los componentes del proyecto.

El resumen narrativo en nuestro ejemplo es el siguiente:

Paso 7: Indicadores objetivamente verificables

En la segunda columna de la matriz de marco lógico, definimos la forma de conocer el progreso del proyecto, bien sea el progreso actual o final. Creamos indicadores para medir todo lo que está en el resumen narrativo.

¿Qué es importante en este paso? Lo podemos resumir en dos pasos:

• Todos los actores del proyecto deben tener conocimiento de ellos.
• Deben ser prácticos, independientes y focalizados.
• Deben existir indicadores para determinar en qué medida se alcanzan los objetivos pero también para monitorear el avance en los tiempos del proyecto.

Con este paso hecho, el aspecto de nuestra matriz de marco lógico es el siguiente:

Paso 8: Medios de verificación

Para saber el estado del proyecto no basta con definir los indicadores, ¿dónde y cómo vamos a obtener los datos e información para realizar la medición? La respuesta hace parte de la tercera columna de la matriz de marco lógico.

Con las fuentes o medios de verificación evaluamos y monitoreamos los indicadores, definiendo los siguientes aspectos:

• Fuente de información
• Método de recopilación
• Responsable de recolección
• Método de análisis
• Frecuencia

Con la tercera columna lista, esta es nuestra matriz de marco lógico:

Paso 9: Supuestos

Los supuestos son todas aquellas condiciones o factores que consideramos ciertos pero que no son controlables por el equipo de proyecto y que en el evento de que no se cumplan, afectan los resultados.

¿Qué puede salir mal? Todo lo que pueda llevar a que un supuesto no se cumpla, considéralo riesgo. Por lo tanto, en este paso procuramos que los supuestos se cumplan, por lo que identificamos todo lo que puede salir mal antes de iniciar un ítem del proyecto o durante su ejecución. Con ítem me refiero a elemento del resumen narrativo (fin, propósito, componentes y actividades).

Y esto fue lo que obtuvimos, la matriz de marco lógico completa.

Paso 10: Monitoreo y evaluación del proyecto

En ocasiones no todo sale como se ha planificado. Puede ocurrir que los proyectos puedan tener imprevistos o atrasos o que las cosas no se estén haciendo como se deberían hacer. Por esta razón es necesario monitorear y evaluar. Al hacerlo, buscamos disminuir la diferencia entre lo real y lo planificado.

Sin embargo, ambos términos son diferentes.

Con el monitoreo o seguimiento controlamos el avance del proyecto y lo hacemos únicamente en la fase de ejecución. Aspectos como los costos, los avances físicos y el cumplimiento en los tiempos son objeto de verificación. Así mismo debemos informar a los involucrados sobre los resultados del monitoreo y tomar las acciones pertinentes para asegurar la continuidad y éxito del proyecto.

Así pues, en el monitoreo identificamos en qué medida:

• Se realizan las actividades a tiempo y al menor costo — Eficiencia
• Se están produciendo los componentes y si se consigue el propósito — Efectividad

Para tomar acciones que corrijan el camino del proyecto. Eso con respecto a el monitoreo o seguimiento.

La evaluación del proyecto significa poner un punto en el camino  y pensar:

¿Está funcionando el proyecto?

Esta simple cuestión debe ser respuesta considerando una visión del conjunto del proyecto y no como algo específico. Para lo específico esta el monitoreo, en la evaluación hacemos una reflexión de lo hecho hasta el momento y de los resultados obtenidos, lo que nos lleva a obtener conclusiones de alto nivel.

¿Esta funcionando el proyecto?, esta pregunta la hacemos durante todo el ciclo del proyecto (y posterior) pero en momentos definidos. Por ejemplo en un proyecto con una duración estimada de 3 años, podemos hacer una evaluación anual mientras esté vigente el proyecto. Una vez culminado y si aplica, podemos hacer evaluaciones posteriores cada 2 años para determinar su impacto. El resultado de una evaluación se traduce en lecciones aprendidas muy significativas para el proyecto en curso o proyectos similares y futuros.

Lógica vertical

La lógica vertical es una muestra de la validez en el diseño de proyecto. Con ella, conseguimos analizar los vínculos causales que existe entre cada uno de los niveles de la columna de objetivos. En ella consideramos que el diseño o planificación del proyecto es válido cuando:

• Los componentes son el resultado de tener las actividades hechas.
• Cada actividad es necesaria para conseguir los componentes. No hacen falta actividades y tampoco hay de más.
• Una vez obtenidos los componentes, se consigue el logro del proyecto.
• Conseguido el logro del proyecto, hay una contribución al logro del fin.

Lógica horizontal

Este concepto ya lo explicamos en los pasos anteriores pero sin mencionar su nombre real, lógica horizontal. Probablemente no sea nuevo para ti si has leído todo el post.

Los «objetivos — indicadores — medios de verificación», así en ese orden, reciben el nombre de lógica horizontal. La razón es la siguiente:

• Los medios de verificación deben ser suficientes para lograr el cálculo de los indicadores.
• El cálculo de los indicadores evidencia el avance actual y final en el logro de los objetivos.

Fuente: IngenioEmpresa